Tänk er att två ledamöter flyttar samma höst, och att en tredje meddelar att hon inte orkar längre. Kvar är ordföranden och kassören. Eller så är det redan er verklighet. Får ni ens fatta beslut?
Med två av fem kvar: inte utan suppleanterna. Går de in på de tomma platserna fortsätter styrelsen att fatta beslut, och föreningen märker knappt något. Styrelseplatser går att ersätta. Kunskap gör det inte.
Tre saker att tänka på:
Räkna om ni är beslutsföra: styrelsen är beslutsför när fler än hälften av ledamöterna är närvarande, om inte stadgarna kräver fler. Suppleanterna tjänstgör i de avgångnas ställe och räknas som närvarande. Räcker det kan fyllnadsvalet vänta till nästa årsstämma, annars kallar ni till extra stämma.
Anmäl till Bolagsverket direkt: det räcker inte att meddela styrelsen. Avgången gäller först den dag anmälan kommer in till Bolagsverket, och fram till dess är ledamoten kvar med styrelsens ansvar. Den som avgår kan göra anmälan själv via verksamt.se.
Det som faktiskt försvinner är inte platserna: fyllnadsvalet tar en kväll. Det som sällan kommer tillbaka är varför städavtalet ser ut som det gör, vad som sades med banken förra våren och var protokollet från garantibesiktningen ligger. Den nya styrelsen ärver ett hus och ett antal beslut som ingen längre kan förklara.
Kort sagt: det som avgör är inte fyllnadsvalet, utan hur mycket av föreningens kunskap som finns kvar när folk går. Det är skillnaden mellan att lämna över och att börja om.