De flesta som skriver sitt första styrelseprotokoll googlar sig fram.
Sedan tittar de på hur det såg ut förra gången. Eller frågar någon som suttit i styrelsen länge. Eller gör ungefär som det alltid gjorts — utan att riktigt veta om det är rätt.
Det finns ingen universell mall som alla BRF:er följer. Men det finns ett antal saker som alltid bör finnas med. Inte för formalitetens skull, utan för att protokollet är föreningens minne av vad som beslutades, av vem, och varför.
Det som alltid ska finnas med
Datum, plats och vilka som närvarade
Enkelt, men ofta ofullständigt. Notera vem som var närvarande, vem som hade anmält förhinder, och vem som ledde mötet.
Att mötet var behörigt kallat.
Det räcker med en kort mening. Men den meningen skyddar föreningen om ett beslut ifrågasätts senare.
Varje ärende, med bakgrund och beslut
Det vanligaste misstaget är att skriva vad som beslutades utan att skriva varför. Om föreningen väljer en entreprenör, skjuter upp en renovering eller fattar ett ekonomiskt beslut så bör ni notera kortfattat vilket underlag som låg till grund.
Det är den informationen nästa styrelse kommer att behöva.
Eventuella reservationer
Om en ledamot reserverar sig mot ett beslut ska det framgå av protokollet. Det är både korrekt och viktigt för transparensen.
Nästa möte eller åtgärdspunkter
Vad ska göras innan nästa möte? Vem ansvarar? Enkla punkter som gör att arbetet faktiskt fortsätter.
Signaturer
Protokollet ska signeras av mötesordföranden och minst en justerare. Utan signaturer är protokollet inte formellt justerat.
Det som ofta saknas — men borde finnas
Bakgrunden till beslut är det som oftast fattas. Inte för att styrelsen inte hade skäl, utan för att det känns självklart i stunden.
Tre år senare är det inte självklart alls.
En enkel tumregel: skriv protokollet så att en person som inte var med på mötet förstår vad som hände och varför.
En fråga till er styrelse:
Skulle er förening klara ett styrelsebyte i morgon, med bara protokollen som underlag?
Om svaret är osäkert är protokollens kvalitet en bra plats att börja.
→ Gör BRF Hälsokollen och se hur er förening ligger till. Det tar bara 2 minuter