Styrelser oroar sig ofta för att fatta fel beslut. Betydligt vanligare är att beslut fattas på information som ingen längre vet om den stämmer. Inte för att någon gjort fel, utan för att kunskap långsamt flyttat från dokument till människor.
Ögonblicket
Det är styrelsemöte. Någon frågar när avgälden för tomträtten omförhandlas nästa gång. Det blir tyst. Sedan säger någon: "Jag tror att det var 2029." Ingen säger emot. Mötet går vidare till nästa punkt.
Frågan är kvar.
Den har bara bytt läge, från obesvarad till nästan besvarad. Och nästan är det farligaste läget en fråga kan befinna sig i.
Tre lägen
När styrelsen börjar kontrollera sina viktigaste frågor hamnar svaren ofta i tre lägen.
Belagt. Det finns ett daterat dokument som visar hur det är. Låneavtalet med förfallodag. Besiktningsprotokollet. Stämmobeslutet. Vem som helst i styrelsen kan hitta det utan att fråga någon.
Minne. Någon vet, eller tror sig veta. Ofta den som suttit längst. Svaret är kanske rätt, men det finns bara i ett huvud, och det går inte att skilja från en gissning förrän någon letar.
Fel. Det som står i pärmen stämmer inte längre. Försäkringen som byttes för tre år sedan. Förvaltningsavtalet som förnyades med andra villkor. Underhållsplanen som gjordes före stambytet.
Fel är det som oroar. Minne är det som kostar. Fel upptäcks ofta, förr eller senare, för att någon stöter på det. Kunskap som bara finns i någons huvud kan däremot försvinna tyst den dag personen lämnar styrelsen, och då finns det inte ens en fråga kvar, bara ett hål som ingen vet om.
Fem frågor att testa på nästa möte
Poängen är inte att någon ska kunna svaret. Poängen är att ni ska kunna visa var svaret finns.
1. Äger föreningen marken, eller står huset på tomträtt? Om tomträtt: när omförhandlas avgälden, och vad står i det senaste avtalet? Avgälden kan vara en av föreningens största kostnader efter räntorna. Nästa omförhandling kommer oavsett om styrelsen bevakar den eller inte.
2. När förfaller lånen, och ligger förfallen utspridda eller i klump? Två lån som förfaller samma kvartal betyder att en stor del av föreningens ränterisk slår igenom samtidigt. Det är skillnaden mellan en avgiftshöjning ni kan planera och en ni måste ta akut.
3. Vad omfattar försäkringen, och är styrelsen ansvarsförsäkrad? Många vet att huset är försäkrat. Färre vet om bostadsrättstillägget är kollektivt eller individuellt, och om ledamöterna själva har skydd om ett beslut visar sig kosta.
4. När gjordes den senaste OVK:n och hissbesiktningen, och när förfaller nästa? OVK ska oftast göras vart tredje eller vart sjätte år beroende på ventilationssystem, och de flesta hissar besiktigas varje år. Ansvaret ligger på föreningen, inte på förvaltaren, oavsett vem som brukar boka.
5. Vilka avtal förnyas automatiskt, och när stänger uppsägningsfönstret? Städ, sophämtning, bredband, fastighetsskötsel. Uppsägningstiden löper ut tyst, och avtalet löper vidare innan styrelsen hunnit ompröva villkoren.
Räkna inte hur många rätt svar ni får. Räkna hur många gånger någon säger "jag tror". Det är ert verkliga nuläge.
Gör snabbversionen själv
Ni behöver ingen extern expert för att få en första bild. Ta de fem frågorna ovan och lägg till fem egna, gärna sådant som kommit upp på möten det senaste året. Sortera dem i tre listor, en för varje läge: Belagt, Minne och Fel. Skriv vid varje punkt datum för det dokument som styrker svaret, och vem som vet.
En fråga som ingen kan svara på hamnar i Minne-listan med namnfältet tomt. Det är den tydligaste varianten av samma problem.
Det tar en timme. Två saker brukar hända. Vid "vem som vet" står samma namn nästan hela vägen ner. Och listan Minne är längre än någon gissat.
Det är inte ett underkännande. Det är så de flesta föreningar ser ut, för ingen har någonsin bett styrelsen att skilja på vad den vet och vad den tror. Skillnaden är att de flesta aldrig gör övningen.
Från snabbversion till beslutsunderlag
Snabbversionen visar om problemet finns. Den visar inte hur stort det är, vilka risker som är viktigast eller vad ni bör göra först.
Det är därför vi lanserar KomplettBRF Nulägesdiagnos. Vi går igenom 53 kontrollpunkter inom åtta områden och verifierar varje punkt mot föreningens egna handlingar, inte mot minnesbilder eller antaganden. Efter diagnosen vet ni:
vilka uppgifter som är belagda,
vilka dokument som saknas eller behöver uppdateras,
vilka risker ni bör hantera först,
vilka frågor ni kan släppa,
och vad som ska göras de kommande 90 dagarna.
Styrelsens insats är cirka fyra timmar. Resten gör vi. Inom tio arbetsdagar från att vi har bekräftat att underlaget är komplett får ni rapporten, och vi går igenom resultatet tillsammans.
De fem första föreningarna får ett lanseringserbjudande: 9 900 kronor exklusive moms. Därefter är priset 19 900 kronor exklusive moms.
Nästa gång frågan kommer
Nästa gång någon frågar när avgälden omförhandlas kommer det fortfarande att bli tyst en sekund. Skillnaden är att ni vet i vilket läge svaret ligger, och var ni ska titta.