Checklista för BRF-styrelser
Checklista för fastighetsnära insamling
21 punkter i tre faser som guidar er genom hela resan, från första planeringen till uppföljning. Bocka av i den takt som passar er.
Så här använder ni listan
- Klicka på en fas för att öppna den och se punkterna.
- Bocka av när ni har gjort en punkt.
- Punkterna är numrerade per fas, använd referensen när ni fördelar uppgifter (t.ex. "Anna tar 1.3").
Få mer ut av checklistan med ett KomplettBRF-konto
- Tilldela ansvarig, deadline och status per punkt så vet alla vad som ligger på vems bord.
- Styrelselogg med kommentarer per aktivitet och leverantör.
- Leverantörsregister för alla 290 kommuner med kontaktstatus per leverantör.
- Och mycket mer för styrelsens vardag.
Allt avklarat. Bra jobbat!
Hör gärna av er om ni vill berätta hur det gick, har frågor om något steg eller behöver hjälp med nästa fas i FNI-arbetet.
Kontakta oss0 / 21
Nuläge & kommun
1.1 Kartlägg er nuvarande avfallshantering och era avtal
En tydlig bild av nuläget gör resten enklare och ni slipper fastna i lösningar som krockar med befintliga avtal.
Gör FNI-kontrollen1.2 Hör av er till kommunens renhållning och be om deras tekniska kravspec
Reglerna skiljer sig mellan kommuner. Antal fraktioner, dragvägar och kärlstorlekar varierar, så det är bra att veta tidigt.
Se er kommuns info-sida1.3 Ta reda på om kommunen har upphandlat hämtningen eller om ni själva behöver välja leverantör
Det skiljer sig åt mellan kommuner. På vissa orter sköter kommunen avtalet med utföraren, på andra behöver föreningen själv handla upp och teckna avtal. Det påverkar både tidsplan och vad ni behöver förbereda.
Kolla vad som gäller i er kommunStyrelsebeslut & ansvar
1.4 Ta ett formellt styrelsebeslut om att dra igång FNI-arbetet och protokollför det
Då vet både ni och nästa styrelse vad ni gör och varför. Kunskapen följer med även när någon byts ut.
1.5 Utse någon i styrelsen som driver frågan
Med en namngiven person blir det lättare att hålla momentum. Annars är det lätt att alla tror att någon annan tar tag i det.
Plan & kommunikation
1.6 Skissa upp en tidsplan med konkreta milstolpar fram till driftstart
När det finns datum i kalendern är det enklare att hålla farten uppe. Utan plan blir sista halvåret ofta stressigt.
1.7 Berätta för medlemmarna att ni har börjat jobba med FNI
Ett kort och faktabaserat meddelande tidigt förebygger rykten och skapar förståelse innan ni behöver fatta större beslut.
Lokal & tillstånd
2.1 Hitta och bestäm placering av miljöutrymmet utifrån kommunens krav
Rätt placering från början sparar pengar och minskar risken för klagomål om lukt, insyn eller framkomlighet.
2.2 Ta hjälp av arkitekt för ritning, och låt entreprenören titta på den innan ni godkänner
Att stämma av tidigt sparar er ofta mycket pengar. Det är en av de vanligaste anledningarna till att man tvingas bygga om.
2.3 Lämna in bygganmälan och tillstånd i god tid
Handläggning tar ofta 8 till 12 veckor. Att skicka in tidigt undviker onödig stress senare.
Upphandling & avtal
2.4 Begär in minst tre offerter och protokollför vilken ni väljer
Att jämföra ger er ett bättre förhandlingsläge och tydlig koll på vad som är ett rimligt pris.
Se auktoriserade leverantörer i er kommun2.5 Skriv ett avtal med tydliga villkor om leveranstid, försening och garantier
Med saker på pränt har ni något konkret att luta er mot om något inte går som ni tänkt.
2.6 Teckna avtal med den som ska hämta avfallet och säg upp gamla avtal i god tid
Om kommunen inte har upphandlat behöver ni själva teckna avtal med den nya utföraren. Kolla uppsägningstider på era befintliga avtal tidigt så att inget löper parallellt eller skapar glapp i hämtningen.
Hitta leverantörer i er kommunEkonomi & kommunikation
2.7 Lägg en budget med minst 15 % buffert för oförutsedda kostnader
Äldre fastigheter brukar bjuda på överraskningar. En buffert ger lugn och utrymme för bra beslut när det dyker upp något.
2.8 Berätta för medlemmarna om byggtider, störningar och tillfällig sophantering
Praktisk information i förväg minskar antalet frågor och gör stämningen bättre under byggtiden.
Övertagande & medlemsinfo
3.1 Gör slutbesiktning med protokoll innan ni betalar sista fakturan
Att hålla inne sista betalningen är ert bästa förhandlingsläge om något inte är riktigt som ni tänkt.
3.2 Bjud in boende till en praktisk visning av det nya systemet
Att visa hur det fungerar på plats är mycket effektivare än ett papper i brevlådan, och felsorteringen blir betydligt lägre.
3.3 Skicka ut skriftliga sorteringsinstruktioner till alla hushåll
Felsortering är den vanligaste utmaningen i början. Tydliga instruktioner gör stor skillnad och håller kostnaderna nere.
Uppföljning & avslut
3.4 Stäm av sorteringen med kommunen ungefär 3 månader efter start
Tidig uppföljning gör att ni hinner justera innan eventuella problem hinner sätta sig.
Kommunens info-sida3.5 Samla ritningar, avtal, protokoll och garantier i föreningens arkiv
Nästa styrelse ska kunna förstå vad ni har byggt och varför, utan att behöva ringa runt och fråga.
3.6 Skriv en kort slutrapport till styrelsen ungefär ett år efter start
Att summera vad som funkat och vad ni lärt er gör det enklare nästa gång, och avslutar projektet på riktigt.
1
Ritningen godkänns innan entreprenören tittat på den
Det är lätt att projektera lokalen utan att stämma av exakt vad entreprenören behöver, som dragvägar, takhöjd och vändradie. Om utrymmet sedan inte funkar för dem kan ritningen behöva göras om, och i värsta fall en del rivas. Låt entreprenören titta på ritningen tidigt så slipper ni dubbelarbete.
2
Ekonomiska beslut hamnar inte i protokollet
Budget, upphandling och lokalval genomförs i praktiken men hamnar aldrig formellt i ett protokoll. Vid revision kan det bli en anmärkning, och nästa styrelse vet inte riktigt vad ni beslutat. Få med beslut av ekonomisk vikt i protokollet med datum och kort motivering. Det räcker långt.
3
Medlemmarna får veta för sent
Det är lätt att hantera FNI internt länge och skicka ett enda brev strax innan byggstart. Det skapar onödig oro och en massa frågor. Berätta lite tidigare och lite oftare än ni tror behövs. Det är det enklaste sättet att hålla stämningen god.
Saknas något i dagens BRF-verklighet?
Oavsett om du sitter i en styrelse, bor i en BRF eller arbetar som leverantör så vill vi gärna förstå vad ni ser i verkligheten just nu.
Vilka frågor kommer upp? Vad fungerar inte? Vad saknas?
Hör av dig — ibland leder det till en lösning, ibland till ett samarbete, och ibland bara till ett bra samtal.